5 façons dont la planification de votre événement peut faire la différence

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Le prochain événement ou la prochaine réunion a encore été organisé à la dernière minute ? Comment pouvez-vous exceller avec si peu de temps pour vous concentrer sur chaque détail ? Il existe des moyens très simples et basiques de faire en sorte que votre réunion d’affaires se démarque et laisse une impression satisfaite et positive à vos participants. Voici 5 conseils que vous pouvez mettre en œuvre lors de tout événement, quel que soit le temps dont vous disposez pour le planifier.

1. Répondez aux questions des participants dans les 24 heures

Maintenant, vous pouvez en rire, mais je vous garantis que rien ne résonne aussi bien que de s’occuper des besoins de vos participants ! Ne les laissez pas dans l’incertitude et répondez à toutes leurs questions ou problèmes en temps utile.

Pour votre propre facilité, créez des brouillons dans votre programme de messagerie que vous pouvez simplement copier+coller pour les questions fréquemment posées.

Donnez la priorité à vos participants plutôt que de finir ou de perfectionner cette seule ligne sur le badge nominatif. Ils le méritent. Et ils le récompenseront par un état d’esprit positif à votre égard. Sachant qu’ils peuvent compter sur vous et que vous étiez là pour les aider. Étape n°1 de la construction de relations, c’est fait ! Prenez exemple sur la zevent de cette année a qui cartonné encore une fois. Les participants ont été bien informés. 

 

2. Simplifiez le cadre pour mettre l’accent sur votre contenu

Nombres, heures, étages, noms des salles de réunion… il y a tellement d’informations à côté du contenu réel de votre réunion qui influencent vos participants. S’ils ne se tiennent pas dans un espace de réunion ordinaire, ils sont confrontés à de nouvelles informations tout au long de leur parcours. Contribuez à minimiser la perte de concentration sur votre contenu en rendant cette nouvelle information aussi facile que possible à retenir.

Rendez-leur la tâche facile et utilisez les mêmes noms à chaque réunion. 

 

3. Mettez l’accent sur l’expérience client

Une expérience client supérieure aide à former un fort lien émotionnel avec votre entreprise. Plus l’expérience est bonne, plus le sentiment positif que les participants développeront pendant votre événement sera fort. Utilisez la méthode facile en faisant appel à leurs sens et en influençant leur sentiment. Si vous voulez créer un sentiment de relaxation et d’harmonie pendant les pauses-café, faites-leur entendre un son sss-sss-zzz dans le foyer, suivi d’une brume s’élevant des plantes ou derrière les tables du buffet. Diffusez une odeur d’essence tropicale et les clients vont oublier qu’ils sont en réalité dans un hall d’intérieur.

 

4. Fournir une plateforme communautaire

Les communautés aident à faire durer l’expérience plus longtemps que le court moment passé à l’événement en revivant et en partageant l’expérience avec d’autres. Utilisez cette première connexion lors de votre événement pour continuer la conversation après, ce qui conduit à des relations et des affaires durables. Faites en sorte que les participants puissent facilement réseauter entre eux avant, pendant et après la réunion. Disposez d’une plateforme de partage pour les informations, les documents, les résumés, les suivis. 

 

5. Gardez le sourire

Dernier point, mais non le moindre : gardez le sourire ! À chaque fois que vous êtes en interaction avec quelqu’un. Mais aussi lorsque vous êtes occupé à des tâches et que vous pensez que personne ne vous regarde réellement. Croyez-moi, quelqu’un le fait !

Le fait de sourire vous aidera également à calmer vos nerfs et à vous sentir vous-même positif, ouvert aux solutions et toute pensée négative que vous aviez en tête devient tellement plus facile à gérer.