Comment bloquer les réservations de chambres avec Exchange Online – Office 365 for IT

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Configurer les politiques pour l’assistant de réservation de ressources Exchange Online

Avec de nombreux bureaux fermés, des personnes travaillant à domicile et Outlook faisant des réunions en ligne la valeur par défaut, les pensées pourraient se tourner vers la façon d’empêcher les gens de programmer des réunions dans les salles de réunion traditionnelles des bâtiments pour les encourager à envisager une alternative, même lorsque les employés retournent dans les bureaux.

Différentes façons de bloquer les réservations de salles

Plusieurs moyens se suggèrent pour empêcher les utilisateurs de programmer des réunions dans les salles:

Supprimer la boîte aux lettres de la salle. Cela fonctionne, mais ce n’est pas une approche recommandée. Vous voudrez utiliser ces salles à l’avenir et vous ne voudrez pas recréer les salles et les données d’emplacement pour les salles.Cachez les boîtes aux lettres des salles dans les listes d’adresses. C’est la meilleure solution car elle empêche les gens de rechercher les salles lorsqu’ils programment des réunions. L’inconvénient est que les gens peuvent connaître l’adresse e-mail d’une salle et l’utiliser pour programmer une réunion. Bloquer les programmes des salles avec des réunions factices. Vous pouvez programmer des réunions dans toutes les salles pour empêcher d’autres personnes de réserver des horaires. Encore une fois, cela fonctionne, mais c’est un processus fastidieux de programmer des réunions, surtout si vous avez beaucoup de salles à traiter et que le travail normal ne reprend pas bientôt.

Employer l’assistant de réservation de ressources

Cacher les salles des listes d’adresses est la meilleure des trois approches, mais ce n’est pas la solution. L’assistant de réservation de ressources Exchange Online répond aux demandes de réunion en fonction des politiques configurées pour les boîtes aux lettres des salles. L’assistant de réservation de ressources fonctionne en arrière-plan pour surveiller les demandes entrantes envoyées aux boîtes aux lettres de salle. Si la politique le permet et que le créneau demandé est disponible, l’assistant de réservation de ressources accepte la demande et confirme la réservation.

Le cmdlet Set-CalendarProcessing met à jour les paramètres de la politique, et nous pouvons l’utiliser pour créer une politique visant à garantir que les demandes de réunion pour les salles ne sont pas acceptées, même lorsqu’un créneau est disponible.

Par exemple, pour définir une configuration de blocage pour la salle ” Room 101 ” :

Set-CalendarProcessing -Identity “Salle 101” -AllBookInPolicy $False -AllRequestInPolicy $False Set-Mailbox -Identity “Salle 101” -MailTip “Les salles sont actuellement indisponibles”

Le MailTip est défini pour donner un retour immédiat si quelqu’un ajoute une salle bloquée à une réunion, mais s’il va de l’avant et essaie de réserver la salle, l’assistant de réservation des ressources refusera et répondra par une note polie .

Exceptions à la politique de réservation

Si vous souhaitez autoriser certaines personnes à réserver la salle alors qu’elle est bloquée par défaut, saisissez leurs boîtes aux lettres (adresses électroniques, alias, noms d’affichage, etc.) dans le paramètre BookInPolicy. Les demandes des personnes spécifiées ici sont automatiquement acceptées par l’assistant de réservation des ressources. Pour faciliter la gestion, utilisez une liste de distribution plutôt que des alias individuels.

Set-CalendarProcessing -Identity “Room 101” -BookInPolicy “Équipe de direction supérieure”.

Une variation sur le thème consiste à fixer la durée maximale autorisée pour une réunion à une période très courte. Ici, nous limitons les réunions à une minute.

Set-CalendarProcessing -Id “SF Room 101” -MaximumDurationInMinutes 1

La plupart des gens essaient de réserver des créneaux de réunion de 30 ou 60 minutes, ce qui les empêchera de le faire. L’inconvénient est que le message reçu de l’assistant de réservation de ressources leur indique pourquoi leur demande de réunion a été refusée . Le danger existe alors que certaines personnes se lancent et réservent des réunions d’une minute en se disant qu’une fois dans la salle, elles pourront y rester plus longtemps.

Renverser le processus

Lorsque le temps normal reprend et que vous voulez rendre les salles à nouveau disponibles, inversez le processus en exécutant la commande :

Set-CalendarProcessing -Identity “Room 101” -AllBookInPolicy $True -AllRequestInPolicy $True -MailTip $Null

C’est un petit point, mais le détail est important lorsque vous gérez un locataire Office 365, car un détail pourrait juste être le moyen de faire quelque chose. Apprenez les détails dans le livre électronique Office 365 pour les pros de l’informatique. Nous en avons beaucoup !