Notifications de suppression en masse pour SharePoint Online et OneDrive for Business

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Notifications de suppression en masse par courriel

 

Microsoft a publié un document pour informer les locataires qu’ils sont sur le point d’introduire des notifications par courriel aux utilisateurs lorsqu' »un nombre plus élevé que d’habitude de fichiers sont supprimés par heure ». Microsoft ne dit pas quels critères ils utilisent pour calculer un nombre plus élevé que d’habitude de fichiers supprimés en une heure.

La notification par e-mail indique que les fichiers ont été supprimés.

 

Réduire les appels au support

 

Je pense qu’il s’agit d’une autre tentative de Microsoft de réduire de manière proactive les coûts d’assistance en prévenant les utilisateurs lorsqu’ils ont pu faire une erreur et supprimer des fichiers qu’ils ne devraient pas et l’appel d’assistance arrive pour demander à Microsoft où sont passés les fichiers et comment les récupérer.

Le support est coûteux et il est logique que Microsoft prenne des mesures pour réduire le nombre d’appels potentiels de cette manière.

D’un autre côté, les utilisateurs pourraient être agacés lorsqu’ils reçoivent un courriel au sujet d’une action parfaitement légitime qu’ils ont délibérément et volontairement entrepris d’accomplir. Cela sent un peu le “Big Brother vous regarde”  quand un courriel arrive à l’improviste pour dire quelque chose comme « Nous avons remarqué que vous venez de supprimer beaucoup de fichiers… ».

 

Les étiquettes de rétention

 

Bien que vous ne puissiez peut-être pas empêcher les utilisateurs de supprimer des fichiers de leur compte OneDrive for Business (il s’agit, après tout, de fichiers personnels), vous pouvez facilement empêcher les utilisateurs de supprimer des documents des bibliothèques SharePoint Online en attribuant des étiquettes aux documents individuels ou des politiques de rétention Office 365 aux sites. 

Par exemple, si vous attribuez une étiquette appelée « Important » à un document, et que cette étiquette a une période de rétention de cinq ans, alors les membres du site ne pourront pas le supprimer avant l’expiration de la période de rétention.

Les politiques d’étiquetage automatique peuvent être déployées pour trouver et étiqueter des documents en fonction de types de données sensibles ou de requêtes par mots clés, afin que vous puissiez vous assurer que les fichiers les plus importants sont conservés.

 

Plus de détails à suivre

 

Microsoft indique qu’il déploie dès à présent la nouvelle fonctionnalité de sa version.

Plus tôt dans la journée, j’ai supprimé 40 documents de mon compte One Drive for Business pour essayer de provoquer une notification de suppression massive. Typiquement, je pourrais supprimer un ou deux éléments par jour, donc 40 semblait être confortablement dans la zone pour que OneDrive le remarque et réagisse. Jusqu’à présent, plusieurs heures plus tard, aucun message n’est arrivé. Peut-être que la fonctionnalité n’a pas encore atteint mon locataire de sortie ciblé. 

 

Maintenant, comment puis-je récupérer ces documents maudits ?